Clinicmaster VOIP et l’AI Receptionist fonctionnent ensemble au sein de la même plateforme que votre équipe utilise déjà. Chaque appel est traité avec toutes les informations relatives au patient. Chaque rendez-vous, message vocal et suivi est associé au dossier correspondant. Rien ne passe entre les mailles du filet — ni pendant la pause déjeuner, ni après les heures de bureau, jamais.
La plupart des cliniques doivent jongler entre un système téléphonique, une plateforme de prise de rendez-vous et un service de réponse téléphonique distinct. Clinicmaster permet de centraliser ces communications au sein du logiciel de gestion de clinique auquel votre équipe fait déjà confiance.
Chaque appel entrant s’affiche dans Clinicmaster avec le profil du patient, son prochain rendez-vous, le solde de son compte et la langue de communication — avant même que la réceptionniste ne lui dise bonjour.
Une réceptionniste virtuelle bilingue qui gère les rendez-vous, modifie les horaires et répond aux questions concernant votre cabinet, en s’appuyant sur les données en temps réel de Clinicmaster, tout en adoptant le ton et le style propres à votre cabinet.
Transférez votre ligne vers la réceptionniste IA en dehors des heures d’ouverture, pendant les pauses déjeuner ou dès que votre équipe doit s’absenter. Lorsque la ligne est ouverte, la technologie VOIP garantit que chaque appel pris en charge par votre réceptionniste s’accompagne des informations nécessaires sur le patient pour entamer la conversation du bon pied. Une seule plateforme. Tous les appels. Tous les patients.
We’re here to guide you through the process and make sure you’re only paying for what your clinic actually needs. Nothing more, nothing less.
Que l’appel soit pris en charge par un collaborateur ou par la réceptionniste IA, le processus se déroule de la même manière : la réservation est effectuée, le dossier est mis à jour et l’équipe dispose d’une visibilité totale.
Les patients composent le numéro habituel de la clinique. Les appels sont acheminés vers le personnel via la VoIP — ou vers la réceptionniste IA lorsque la ligne est transférée.
Si un membre du personnel répond, le profil du patient, son prochain rendez-vous et le solde de son compte s’affichent à l’écran. Si l’IA répond, elle accueille l’appelant en utilisant la voix de la clinique et la base de connaissances en temps réel.
Le personnel prend les rendez-vous directement depuis l’écran d’appel sans jamais quitter la conversation. L’IA gère de bout en bout la prise de rendez-vous pour les nouveaux patients et les patients fidèles, puis envoie une confirmation par SMS.
Le motif de l’appel, la résolution, la transcription et le rendez-vous associé sont enregistrés dans Clinicmaster. Les responsables peuvent consulter tous les appels de l’ensemble des sites dans un journal unique consultable.
Harmonisez la gestion des appels dans tous vos établissements. Transformez davantage de demandes de renseignements en rendez-vous et ne manquez plus jamais l’appel d’un nouveau patient.
Une visibilité en temps réel sur le volume d’appels, le taux de conversion et la charge de travail de l’équipe. Les lacunes en matière de couverture disparaissent sans qu’il soit nécessaire de recruter du personnel à temps partiel.
Moins de tri répétitif, moins de moments où l’on doit demander « pouvez-vous patienter ? », et plus besoin de remplir des rapports téléphoniques en fin de journée. Le service récupère ainsi du temps.
La réceptionniste IA prend les appels pendant les pauses déjeuner, tôt le matin, en fin d’après-midi et en soirée — des créneaux horaires que les employés à temps partiel ne peuvent pas raisonnablement couvrir.
Les patients qui appellent le samedi matin ou le mardi à 21 h ont droit à un véritable échange — et à un rendez-vous confirmé avant même d’avoir raccroché.
Harmoniser la gestion des appels dans toutes les cliniques du réseau : même fenêtre contextuelle, mêmes journaux d’appels, même qualité d’appel.
L’appel est automatiquement configuré dans la langue de communication de l’appelant. L’IA maîtrise les deux langues. Chaque patient bénéficie ainsi d’une conversation personnalisée.
La fenêtre contextuelle VOIP identifie tout appelant dont le numéro est enregistré dans le système, et pas seulement les patients. Toute personne appelant au sujet d’un dossier est identifiée avant même d’avoir dit « bonjour ».
L’IA gère les appels courants. Votre équipe s’occupe de ceux qui nécessitent une intervention humaine. La charge de travail diminue sans que la qualité du service n’en pâtisse.
L’IA est connectée à votre instance Clinicmaster via une API ; elle connaît donc vos services, vos tarifs, vos praticiens, vos horaires d’ouverture et les informations spécifiques à votre cabinet — parking, tenue vestimentaire recommandée, à quoi s’attendre lors d’une première visite. Elle peut également diffuser tous les messages marketing que vous souhaitez (récompenses, populations cibles, accréditations). L’équipe TSE de Clinicmaster se charge de tout configurer pour vous.
La réceptionniste IA authentifie l’appelant à l’aide d’un code à usage unique envoyé par SMS sur le numéro de téléphone enregistré dans le dossier. Une fois l’identité vérifiée, le patient peut prendre rendez-vous, modifier ou annuler son rendez-vous — et le dossier est mis à jour instantanément dans Clinicmaster. Pour les foyers partageant un même numéro de téléphone (par exemple, un parent et son enfant), l’IA envoie un code unique à chaque patient.
Oui. Le personnel peut répondre aux appels sur des téléphones fixes ou utiliser un softphone (MicroSIP) directement sur son ordinateur. Dans les deux cas, la fenêtre contextuelle Clinicmaster s’affiche dès que l’appel est pris. Aucun remplacement complet n’est nécessaire.
L’équipe Clinicmaster TSE se charge de toute la mise en place technique : déploiement, configuration de l’IA, voix et message d’accueil, services et praticiens, ainsi que l’intégration avec Nexco Networks pour la VoIP. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l’aspect consultatif : choisir le nom, la voix et le ton de l’IA, et valider la manière dont elle représente votre cabinet.
Oui. La couche de conversation est intégrée à Clinicmaster, qui est conforme aux normes HIPAA et PIPEDA. Les journaux d’appels, les transcriptions, les messages vocaux et les rendez-vous sont stockés dans le même environnement sécurisé que le reste des données de votre clinique, avec les mêmes contrôles d’accès et la même piste d’audit.
Oui. La vignette du tableau de bord de la réceptionniste IA affiche tous les rendez-vous pris par l’IA pour l’ensemble des praticiens, accompagnés de transcriptions complètes. Vous pouvez valider, modifier ou assurer le suivi de n’importe quelle réservation. Les messages vocaux apparaissent sous forme de tâches administratives associées au patient, avec la transcription intégrée. Rien n’est masqué.
Les appels sortants sont en cours de développement : gestion des listes d’attente (proposition proactive de créneaux disponibles), réactivation des rendez-vous manqués et suivi des créances. La réceptionniste IA est en train de devenir une véritable interface conversationnelle qui contribue, au fil du temps, à la fidélisation, au cycle de facturation et à l’expérience patient.
Réservez une démonstration de 30 minutes et nous vous guiderons à travers un appel réel, de sa réception jusqu’à la prise de rendez-vous qui s’ensuit. Vous pouvez également télécharger notre guide des indicateurs clés de performance (KPI) pour le partager avec votre équipe.
